3 funcionalidades que permitem a automatização das inscrições

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automatização das inscrições

3 funcionalidades que permitem a automatização das inscrições

 

Como gerir as inscrições num evento desportivo? Essencialmente há duas opções: a manual e a automática.

 

Gerir centenas de inscrições manualmente é um processo demorado e que exige muitos recursos. Entre dezenas de papéis, emails e responder a dúvidas dos participantes, ainda é preciso controlar os pagamentos, gerir os comprovativos de inscrição e emitir recibos. São tarefas que necessitam do esforço de todos os elementos da organização para garantir que o processo de inscrição de cada participante decorre sem erros.

 

Se optar pela gestão de inscrições de forma automática irá mudar radicalmente a forma como os participantes se inscrevem e a equipa de organização do evento ficará disponível para outras tarefas associadas ao evento, por exemplo a angariação de patrocínios.

 

Os sistemas de gestão de inscrições permitem automatizar as várias fases do processo de inscrição, além de proporcionarem à organização um controlo em tempo real do número de inscrições, pagamentos, entre outras funcionalidades.

 

Conheça 3 funcionalidades disponíveis nos sistemas de gestão de inscrições e como estes podem simplificar a organização de eventos desportivos.

 

1) Validação automática da informação do participante

 

É importante que a organização crie um formulário de inscrição que permita recolher toda a informação que necessita do participante. Assim, evita que tenha de contactar todos os participantes para pedir alguma informação em falta.

 

Apesar da informação recolhida pela organização obedecer a um padrão, por vezes é necessário recolher informação específica. Assim, é essencial que o sistema de inscrições permita criar um formulário à medida do evento.

 

Depois de disponibilizar o formulário online, é importante que exista uma  validação automática da informação introduzida pelo participante. Várias informações, como o NIF, email ou a data de nascimento possuem padrões (por exemplo o número de algarismos) que podem ser  automaticamente validados e impedir que o processo de inscrição seja concluído, caso contenha erros.

 

No formulário podem também ser introduzidos métodos de validação automática para informação mais complexa, por exemplo, desconto na inscrição para sócios da entidade organizadora. Antes das inscrições ficarem disponíveis, basta introduzir a informação dos sócios no sistema através do carregamento automático de um ficheiro. Depois do processo ficar concluído, sempre que um participante tentar fazer uma inscrição que não coincida com a informação carregada para o sistema, o sistema automaticamente deteta o erro e não permite concluir a inscrição.

 

2) Inscrições e pagamentos online

 

A gestão de inscrições e pagamentos são uma das tarefas mais complexas da organização de um evento desportivo. Contar e verificar manualmente centenas de papéis é uma tarefa que requer imensos recursos que serão certamente melhor aproveitados para outras tarefas associadas ao evento.

 

Se utilizar um sistema de inscrições online pode ter a certeza que os papéis vão acabar. Cada inscrição fica armazenada na base de dados do sistema e pode ser gerida pelo participante (se precisar de fazer alterações aos dados pessoais) e pelo organizador (para consultar e gerir informação).

 

Os sistemas de inscrições permitem automatizar algumas tarefas da gestão de inscrições, como definir diferentes períodos de inscrição que ficam disponíveis na data selecionada pela organização ou fechar as inscrições a partir do momento que fiquem esgotadas.

 

Na gestão de pagamentos, os sistemas de gestão de inscrições permitem associar automaticamente um pagamento à sua inscrição. Assim, não será necessário gastar várias horas à volta de comprovativos de inscrições e extratos bancários para verificar se cada participante já fez o pagamento da sua inscrição.

 

3) Emissão automática de comprovativos de inscrição e recibos

 

Se as inscrições e pagamentos estão organizados é natural que os processos de envio de comprovativos de inscrição e recibos estejam facilitados.

 

Uma vez que a informação está centralizada numa base de dados, assim que o pagamento é confirmado o participante recebe uma notificação (email) com o comprovativo de inscrição, detalhes do pagamento, informação sobre o processo de acreditação e respetivo recibo. O participante irá utilizar o comprovativo de inscrição para fazer a acreditação no evento.

 

Um sistema de inscrições online é essencial para otimizar as tarefas de gestão de um evento desportivo. Além de permitir automatizar o processo de inscrições e pagamentos, liberta a organização para outras tarefas associadas ao evento.

 

Ainda faz a gestão do seu evento de forma manual? Já experimentou um sistema que permite a automatização de inscrições? Conte-nos a sua experiência.

 

 

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