5 benefícios da gestão de eventos em tempo real

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gestão de eventos em tempo real

5 benefícios da gestão de eventos em tempo real

Na organização de qualquer evento é importante garantir que todos os participantes têm uma boa experiência antes, durante e depois. Em especial na área do desporto, há duas etapas críticas que em muito contribuem para o seu grau de satisfação: a inscrição/pagamento na prova e a acreditação para levantamento de dorsais.

 

O controlo manual destas atividades é propício a imprecisões, por isso o ideal é utilizar um sistema de gestão de eventos em tempo real. Este tipo de sistemas permitem simplificar e automatizar os vários processos inerentes à organização de eventos desportivos, garantindo um total controlo da informação (desde o número de inscritos até à entrega dos dorsais) a partir de uma única plataforma online.

 

Ainda não está convencido? Descubra os 5 benefícios que passará a usufruir com a utilização de um sistema de gestão de eventos em tempo real.

 

1. Associação automática da inscrição ao pagamento

 

Uma das tarefas mais complexas na organização de um evento é a validação dos pagamentos. Em primeiro lugar, nem sempre é fácil associar a informação bancária ao nome do participante. Depois, é necessário validar o tipo de inscrição e o valor pago. Por fim, há que enviar um e-mail a confirmar o pagamento e a inscrição no evento.

 

Com um sistema de gestão de eventos, não precisa de se preocupar com esta tarefa morosa e propensa a erros. O sistema faz a associação automática por si: a cada inscrição é associado o respetivo pagamento, sem necessidade de intervenção humana.

 

2. Gestão de capacidades

 

Sem um sistema de gestão de eventos em tempo real, é impossível saber, de forma imediata, se o evento está perto de esgotar.

 

Pelo contrário, com um sistema deste tipo, pode facilmente definir um número máximo de participantes e acompanhar a evolução da capacidade a qualquer hora, em qualquer lugar.

 

Se existirem vários tipos de inscrição, consegue controlar os participantes por tipo de inscrição e fazer ajustes nas vagas para cada tipo de inscrição, se necessário.

 

3. Acompanhamento da evolução das receitas/inscrições

 

Uma grande vantagem dos sistemas de gestão de eventos é a possibilidade de visualizar o número de inscritos no evento de forma imediata. Já não precisa de consultar formulários de inscrição em papel ou perder tempo a procurar e-mails com comprovativos de pagamento.

 

Sempre que alguém se inscreve através de um sistema de gestão de eventos, o número de inscritos é automaticamente atualizado, sendo reservada uma vaga provisória para esse participante.

 

Além disso, o sistema permite obter informação em tempo real do número de inscrições pagas e não pagas, bem como visualizar em poucos segundos a receita recolhida através de inscrições .

 

O melhor parceiro para o seu evento é aquele que lhe dá total acesso a esta informação.

 

4. Validação da informação dos participantes

 

Uma boa experiência na inscrição no evento é um passo gigante para os participantes reconhecerem a eficiência da organização. Se o processo for simples e rápido, os interessados transformam-se mais rapidamente em inscritos.

 

Um sistema de gestão de eventos permite minimizar a ocorrência de erros, já que os formulários de inscrição validam a informação do participante de forma automática.

 

Por exemplo, se no seu evento só podem participar pessoas com mais de 16 anos, o formulário invalida os registos que não correspondam a uma data de nascimento conforme. Se definir que o nome é um campo obrigatório, o participante não poderá concluir a inscrição se não o preencher.

 

É também possível incluir validação de informação específica através do formulário de inscrição. Por exemplo, se definir que um tipo de inscrição só está disponível para sócios, apenas os participantes que preencham esses dados poderão concluir a inscrição com sucesso.

 

5. Controlo da acreditação e entrega de dorsais

 

Se desejar que o seu evento cause uma boa impressão, deve evitar ao máximo que o processo de acreditação e de entrega de dorsais gere longas filas de espera. Para tal, um sistema de gestão de eventos tem um papel fundamental.

 

Com a atribuição automática de um código de barras único por participante, consegue reduzir o tempo necessário à acreditação e eliminar incorreções na entrada de participantes. Assim que o participante apresentar o comprovativo de inscrição com o código de barras, o check-in é automaticamente registado no sistema.

 

Se não pretender utilizar um leitor de código de barras, pode controlar as entradas diretamente no sistema de gestão de eventos.

 

Independentemente da sua escolha, basta consultar o sistema para verificar quantos dorsais já foram entregues, garantindo que nenhum é entregue em duplicado ou a participantes não inscritos.

 

A utilização de um sistema de gestão de eventos permite controlar as várias fases da organização do seu evento, de forma centralizada e eficaz. As inscrições são automaticamente associadas a pagamentos e, em poucos segundos, pode verificar quantas inscrições já foram pagas. Por outro lado, acabam as dores de cabeça com a acreditação e a entrega de dorsais. Poderá acompanhar a evolução do evento em qualquer altura e lugar, e garantir que todos os participantes guardam e partilham boas memórias.

 

Já usufruiu dos benefícios da gestão de eventos em tempo real? Conte-nos a sua experiência!

 

 

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