A importância de divulgar os resultados de um evento

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A importância de divulgar os resultados de um evento

A prova já terminou, há sorrisos nos lábios dos participantes e a organização está tranquila, porque o evento decorreu sem percalços. Mas, para a organização há ainda muitas tarefas a concluir. Uma das mais importantes é a divulgação de resultados e respetivos diplomas, já que são aguardados com muita expectativa pelos participantes.

 

Para o participante é muito importante saber qual tempo em que concluiu a prova. Independentemente dos participantes estarem mais ou menos interessados nos resultados, todos gostam de guardar a informação das provas e manter registo dos records pessoais.

 

A existência de um diploma onde consta a informação da prova é essencial para o participante, que muitas vezes gosta de o partilhar em redes sociais onde estão os seus amigos, por exemplo o Facebook, ou em plataformas mais específicas de registo de performance desportiva, como o Strava.

 

Como garantir que o processo de divulgação de resultados e diplomas ocorre de forma eficiente? Além de um bom sistema de cronometragem, é preciso garantir que os dados chegam corretos a todos os participantes e o mais rapidamente possível.

 

Apresentamos 3 passos para agilizar o processo de divulgação dos resultados e emissão de diplomas.

 

Primeiro passo: O diploma

 

É comum que no final de uma prova seja entregue um diploma digital com a informação do participante (nome e escalão, por exemplo), o tempo da prova e a sua classificação. Assim, é necessário que a organização defina um modelo de diploma a utilizar na prova.

 

Em sistemas de gestão de inscrições é possível incluir uma imagem que funcionará como fundo do diploma onde está prevista a inclusão da informação dinâmica (o nome, escalão, classificação e tempo, por exemplo) de forma automática.

 

Se optar por uma solução manual, o tempo necessário para criar cada diploma é elevado e necessita de muitos recursos. Se optar por um sistema automático, basta criar o modelo de diploma e o sistema irá gerar os diplomas por si em poucos segundos.

 

Segundo passo: Como divulgar os resultados

 

Como garantir um processo de divulgação de resultados sem erros e no menor tempo possível? Em primeiro lugar, é necessário transpor os dados recolhidos pela equipa de cronometragem para uma plataforma facilmente acessível pelos participantes. A plataforma para divulgar os resultados normalmente utilizada é o site do evento.

 

A divulgação de resultados quando é feita manualmente é suscetível a erros, especialmente se for uma prova com um número elevado de participantes. Já imaginou como será colocar o tempo de cada um dos 1500 participantes na prova?

 

Terceiro passo: Disponibilização dos resultados

 

O tempo entre o final da prova e a divulgação dos resultados é muito importante. Qual o interesse em divulgar os resultados de uma prova que já decorreu há uma semana? Os resultados devem ser, idealmente, disponibilizados no mesmo dia.

 

Os resultados da prova devem incluir os resultados individuais do participante e da equipa (se aplicável). Se escolher o site para a divulgação de resultados, inclua uma hiperligação para visualizar o diploma junto à informação do participante.

 

A organização deve garantir que o diploma do evento possa ser partilhado nas redes sociais. Afinal, muitos participantes gostam de impressionar os amigos com os seus feitos desportivos.

 

Se tiver oportunidade, pouco depois da divulgação dos resultados (ou idealmente ao mesmo tempo), divulgue algumas fotos dos participantes durante o evento. Os participantes dão muito valor às fotos do evento e podem juntar uma foto à partilha do diploma nas redes sociais.

 

Um extra que os participantes irão gostar:

 

A utilização de um sistema de inscrições permite que os resultados e diplomas de cada prova fiquem armazenados no sistema. Assim, o participante poderá consultar toda a informação da sua participação em provas passadas e ver facilmente a sua evolução.

 

Diplomas e divulgação de resultados são duas áreas em que a equipa de organização tem de ser extremamente precisa e rápida. Se tal não acontecer, correrá o risco da divulgação não ser eficiente e não corresponder às expectativas dos participantes do evento.

 

Ainda faz a divulgação de resultados manualmente? Já experimentou um sistema de divulgação de resultados e criação de diplomas de forma automática?  Conte-nos a sua experiência!

 

 

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