Como gerir a equipa de organização do seu evento à distância

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gerir a equipa de organização de um evento à distância

Como gerir a equipa de organização do seu evento à distância

Não é fácil gerir um evento sozinho, por isso é comum que a organização de um evento não fique centrada numa única pessoa. É também comum que uma equipa de organização de um evento não se dedique exclusivamente à organização de eventos.

 

Tendo em conta este cenário, as equipas de organização nem sempre têm disponibilidade para trabalharem nos mesmos horários e locais, escolhendo trabalhar à distância. Sendo assim, como se coordena uma organização que trabalha à distância?

 

Apresentamos-lhe 5 estratégias para garantir o sucesso do seu evento, ainda que não esteja fisicamente com a sua equipa todos os dias.

 

1. Defina objetivos claros

 

O planeamento do evento é sempre importante, quer a equipa esteja sempre reunida num único local ou a trabalhar remotamente. É importante que todas as tarefas associadas ao evento estejam previstas e que todos os elementos da equipa saibam exatamente o que fazer.

 

É normal que o planeamento do evento sofra alterações e numa equipa à distância é ainda mais importante saber como comunicá-las. É essencial que a informação chegue a todos os elementos da equipa, assim como verificar se todos estão alinhados com as novas prioridades da organização.

 

Quanto mais coordenada estiver a equipa, menos tempo será despendido em cada tarefa.

 

2. Assegure a comunicação   

   

Um dos maiores desafios para as equipas que trabalham remotamente é garantir que a comunicação chega a todos os elementos. Com as tecnologias atuais, é muito fácil fazer com que a comunicação chegue a todos os elementos da organização, especialmente com o e-mail e o telemóvel (ou smartphone).

 

Uma boa solução para garantir que a comunicação flui é combinar reuniões frequentes com a equipa, por exemplo todas as segundas-feiras, através de uma plataforma de mensagens direcionadas para equipas, como o Slack ou HipChat. Bastam 15 minutos para garantir que todos os elementos da organização estão alinhados.

 

3. Utilize um sistema de gestão de inscrições

 

Organizar um evento sem ajuda de um sistema de gestão de inscrições e com uma equipa dispersa pode ser um desastre. Para garantir a boa gestão do evento, utilize uma plataforma preparada para receber inscrições e pagamentos. A equipa de organização e os participantes agradecem!

 

A utilização de um sistema de gestão de inscrições permite centralizar toda a informação sobre os participantes e pagamentos de um evento. Além disso, permite a emissão automática de comprovativos de pagamentos, o controlo de acessos e a emissão de diplomas de participação.

 

O sistema de gestão de inscrições disponibiliza informação atualizada sobre participantes e pagamentos a qualquer hora e a partir de qualquer local.

 

4. Não se esqueça do cara-a-cara    

 

De vez em quando, é conveniente a equipa reunir-se fora do mundo virtual. É importante que exista contacto com toda a equipa para discutir as dificuldades, tomar decisões importantes e criar relações entre os membros da equipa. Se não for possível juntar todos os membros da equipa num local, utilize a videoconferência.

 

5.  Confie e tudo irá correr bem

 

Uma equipa de organização à distância é também uma equipa que trabalha com horários próprios. Se despender tempo a definir as tarefas, a atribuí-las à equipa e a manter todos informados, pode ter a certeza de que poderá confinar na sua equipa para executar as tarefas de forma correta.

 

Gerir um evento com uma equipa a trabalhar à distância pode ser simples. Com um cuidado especial na comunicação e a ajuda da tecnologia é possível garantir que todas as tarefas do evento vão ser bem sucedidas.

 

Já teve de gerir uma equipa à distância? Partilhe as suas sugestões para gerir uma equipa connosco!

 

 

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