Inscrições em eventos: 3 erros a evitar

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Inscrições em eventos: 3 erros a evitar

 

De todas as tarefas associadas à organização de um evento, a gestão de inscrições é uma das que, normalmente, exige um maior esforço à equipa organizadora. A recolha e processamento de informação, o controlo de pagamentos e as alterações solicitadas pelos participantes, muitas vezes próximas da data do evento, podem trazer muitas dores de cabeça à organização.

 

Por outro lado, se um participante não tem uma boa experiência durante o processo de inscrição é quase inevitável que irá fazer críticas à organização e, eventualmente, uma reclamação.

 

Para proporcionar uma ótima experiência aos participantes — desde o processo de inscrição até ao dia da prova — é importante ter em conta alguns erros associados às inscrições e que podem arruinar um evento desportivo.

 

O número de inscritos ultrapassa a capacidade da prova

 

Todos os eventos têm, pelo menos, um tipo de inscrição. Independentemente do número de tipos de inscrições num evento, é essencial definir um limite máximo de inscritos para evitar que a capacidade máxima da prova seja ultrapassada.

 

Se a capacidade da prova for ultrapassada e os participantes já tiverem pago as inscrições, a organização vai precisar de contactar todos os participantes informando-os que já não poderão participar no evento. Além disso, terão de devolver o valor da inscrição aos participantes e gerir todas as potenciais reclamações que possam surgir pela incorreta gestão de vagas no evento.

 

O evento está esgotado, mas há poucas inscrições pagas

 

É essencial definir datas limite para o pagamento de inscrições para evitar que o evento fique esgotado por inscrições não pagas.

 

Se a organização permitir que a data limite do pagamento se estenda até ao dia do evento, há possibilidade que muitos participantes não concluam o processo de inscrição e não compareçam ao evento. Assim, um evento esgotado há meses pode tornar-se num evento com um número de participantes muito reduzido.

 

Sendo assim, é imprescindível que as inscrições tenham uma data limite para pagamento prévia ao dia do evento (normalmente 4 ou 5 dias antes do evento). Deste modo, os participantes tomam a decisão de participar no evento mais rapidamente e a organização evita receber um número elevado de inscrições na véspera da prova (poupando constrangimentos logísticos em abastecimentos, por exemplo).

 

A definição da data limite é também essencial para gerir ofertas que integrem o pacote de inscrição, por exemplo t-shirts, e gerir a logística necessária para o dia da prova, como abastecimentos ou o número de equipas de socorro necessárias.

 

Há participantes não cumprem as regras de participação no evento

 

Um formulário de inscrição do evento é muito mais do que recolher o nome e o contacto do participante.

 

Muitos eventos desportivos dividem os participantes em escalões etários ou têm um limite mínimo de idade para participação, por isso é obrigatório recolher informações como a data de nascimento e verificar se o participante respeita a idade mínima autorizada.

 

Se não definir  esta informação, a organização corre o risco de ter inscrições de participantes abaixo do limite mínimo de idade que preencheram vagas de participantes que cumpriam as regras de participação.

 

Há também campos obrigatórios que são necessários para cumprir os requisitos legais de um evento desportivo. A recolha do número de BI/CC ou NIF é obrigatório para efeitos de formalização dos seguros desportivos exigidos pela lei em vigor, por isso é aconselhável que um deste campos faça parte da ficha de participante do seu evento.

 

A experiência ajuda-nos a aprender, mas se puder não cometer os 3 erros mencionados neste artigo irá evitar a frustração dos participantes. Um processo de recolha de inscrições sem problemas é um passo de gigante para o sucesso de um evento.

 

Que outros erros relacionados com inscrições já teve de enfrentar? Partilhe a sua experiência connosco!

 

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