Problemas na acreditação dos participantes? Descubra o poder de um simples código barras

Weventual > Blog  > Gestão de eventos  > Problemas na acreditação dos participantes? Descubra o poder de um simples código barras
acreditação dos participantes

Problemas na acreditação dos participantes? Descubra o poder de um simples código barras

 

O processo de inscrição é sempre um momento crítico na organização de um evento. Antes do grande dia é necessário efetuar o acompanhamento dos participantes que se inscrevem, controlar os pagamentos e gerir os comprovativos de inscrição que podem ser enviados manualmente ou de forma automática.

 

Depois do participante ter a sua inscrição confirmada, a organização do evento informa-o sobre qual o documento que deverá utilizar para a acreditação no dia do evento.

 

Em eventos não desportivos, o participante apresenta o seu comprovativo de inscrição na área de check in e, provavelmente, recebe um crachá identificativo. Parece um processo simples, mas pode trazer alguns problemas à organização do evento e frustração ao participante.

 

Para aprender a lidar com os problemas que podem ocorrer durante a acreditação de participantes, nada melhor do que conhecê-los. Enumeramos alguns dos problemas mais comuns:

 

Duplicação de participantes:  se não existir um comprovativo de inscrição único por participante e respetivo controlo de comprovativos durante o processo de acreditação, o mesmo comprovativo pode ser associado a dois participantes diferentes.

 

Falsos comprovativos de inscrição:  É possível que uma pessoa que não esteja inscrita no evento tente participar no evento, utilizando o nome de algum participante que pagou pela inscrição ou falsificando um comprovativo.

 

Tempo de espera elevado: Normalmente, quando chegam ao local do evento, os participantes dirigem-se à área do check in. Se o processo for demorado, vai existir uma longa fila para a acreditação. Essa será a primeira impressão que os participantes guardarão do seu evento: uma grande fila de espera para a simples tarefa de check in.

 

Falta de controlo nos acessos: Se não existir um controlo do número de pessoas que já fizeram o check in, não é possível saber quantas pessoas faltam acreditar ou, por exemplo, se a sala do evento já está perto de lotar.

 

Erros que derivam da acreditação manual: Quando o processo de check in é manual, podem ocorrer vários erros e imprecisões. Por exemplo, quando há uma lista em papel ou um ficheiro Excel com uma extensa  lista de participantes facilmente a acreditação do participante pode ser registada erradamente.

 

Para evitar estes problemas e garantir que os participantes têm uma boa experiência durante o evento, a acreditação com leitura de código de barras é uma boa opção.
Para tal, só necessita que os bilhetes ou comprovativos de inscrição tenham incorporado um código de barras único por participante e um leitor de código de barras no processo de acreditação.

 

O código de barras representa um número que está associado a um participante inscrito no evento. Quando o participante apresenta o comprovativo de inscrição com o código de barras, a organização tem acesso imediato a toda a sua informação e a acreditação é automática. Este modelo, permite ainda fazer alterações, se necessário, antes da acreditação do participante ser concluída.

 

A utilização da acreditação com códigos de barras permite evitar os problemas associados à acreditação de participantes e apresenta várias vantagens:

 

Eliminação da possibilidade de erros: os erros da acreditação manual são eliminados, já que cada código de barras é associado apenas a um participante. Além disso, o sistema gere automaticamente quais e quantos participantes já se acreditaram.

 

Acreditação em tempo record: o tempo necessário para a acreditação de cada participante é substancialmente reduzido, tornando o processo mais eficiente e evitando a formação de longas filas de espera.

 

Impossibilidade de fazer falsificações: uma vez que cada comprovativo de inscrição ou bilhete gera um código único por participante, é impossível fazer falsificações de inscrições. Se o código de barras estiver em duplicado ou não estiver associado a um participante, o sistema automaticamente alerta a equipa responsável pela acreditação.

 

Segurança do participante: a existência de um código de barras único por participante permite associar diretamente a inscrição ao participante, garantindo que poderá dar entrada no evento sem qualquer imprevisto.

 

A possibilidade de antecipar problemas é um fator determinante para o sucesso de qualquer evento. Alguns deles surgem durante a acreditação de participantes, mas podem ser facilmente ultrapassados se optar por um sistema de código de barras seguro e fácil de utilizar.

 

Que outros problemas já teve de enfrentar durante o processo de acreditação de um evento? Já experimentou utilizar um sistema de código de barras para acreditação de participantes? Partilhe a sua experiência!

 

 

Sem comentários.

Escreva o seu comentário

Comment
Nome
Email
Site