Weventual: Nunca foi tão fácil inscrever uma equipa

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Weventual: Nunca foi tão fácil inscrever uma equipa

 

Já está disponível no Weventual a nova funcionalidade que permite realizar inscrições em eventos a partir de um simples ficheiro Excel.

 

Com esta funcionalidade as inscrições de equipas ficam simplificadas e em pouco tempo é possível carregar a informação de múltiplos participantes, através de um ficheiro Excel. Depois de submetido o ficheiro, os dados dos participantes são automaticamente pré-preenchidos na ficha de inscrição, sem qualquer intervenção manual.

 

A opção de inscrição via ficheiro Excel permite ainda a reutilização do ficheiro com a informação dos participantes. Sempre que um grupo deseje participar em eventos disponíveis na plataforma Weventual, só necessita de fazer as alterações necessárias à lista de participantes ou descarregar um novo ficheiro Excel (se os campos solicitados forem diferentes) e copiar a informação para o novo ficheiro.

 

Esta nova funcionalidade é muito vantajosa para as organizações, uma vez que evita gerir inscrições por e-mail ou correio que, que posteriormente, terão de ser inseridas manualmente no Weventual.

 

Como funciona?

 

Fase 1: Ativar a opção “Upload de inscrições”

 

Uma vez no Backoffice do seu evento, aceda ao menu Evento > Definições Adicionais. Aí, aceda às opções da seção “Gestão de Inscrições” e ative a opção “Permitir Upload de Inscrições“. A partir do momento que grava esta alteração, é adicionado um botão à tabela de inscrições que permite realizar inscrições utilizando um ficheiro Excel.

Upload de inscrições

 

Fase 2: Download do Ficheiro Excel

 

Na página “Upload de Inscrições”, o responsável pelas inscrições poderá descarregar o template Excel para cada tipo de inscrição. Este template é automaticamente construído de acordo com a informação solicitada na ficha de inscrição, ou seja, cada coluna apresenta um campo que é recolhido na ficha de participante.

 

Depois de abrir o ficheiro, o responsável pelas inscrições só necessita de inserir os dados dos participantes em cada linha do Excel.

 

Fase 3: Carregar ficheiro Excel com inscrições

 

Para cada tipo de inscrição, o responsável da inscrição deverá importar o ficheiro com os dados dos participantes. É possível importar ficheiros em simultâneo, isto é, um ficheiro por cada tipo de inscrição.

 

Processo de upload de inscrições

 

Fase 4: Como garanto que a informação está correta?

 

Uma vez importado o ficheiro com sucesso, deverá terminar o processo de inscrição. Para tal, necessita de preencher os dados do responsável pela inscrição.

 

De seguida, são apresentados os dados carregados através do ficheiro Excel por tipo de inscrição. Caso seja necessário, o responsável da inscrição pode alterar ou corrigir a informação dos participantes a inscrever.

 

Após esta validação, o processo de inscrições é concluído com o envio automático do e-mail de confirmação de inscrição e respetivos dados para pagamento.

 

E se, ainda assim, precisar de fazer alterações?

 

A possibilidade de realizar alterações às inscrições já processadas é uma opção gerida pela organização do evento. Deste modo, se a organização permitir, poderá realizar as alterações às inscrições a qualquer momento.

 

 

A utilização do ficheiro Excel permite que grupos de participantes se possam inscrever de forma mais simples, rápida e eficaz. Além disso, uma vez preenchido um ficheiro Excel com a informação dos participantes não é necessário preencher novamente toda a informação em futuros eventos.
Esta funcionalidade é totalmente gerida pela organização do evento, ou seja, é a organização que define em que eventos é permitida a inscrição através de ficheiro Excel.
Disponibilize esta nova funcionalidade no seu evento e contribua para a simplificação do processo de inscrições para grupos.

 

Experimente esta nova funcionalidade e partilhe a sua experiência!

 

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